Konversi Dokumen MS-Word ke
Format Portable Document Format (PDF)

Berikut adalah prosedur konversi dokumen/file dari format Microsoft Word (*.doc) ke format Portable Document Format/PDF (*.pdf). Adapun proses konversi menggunakan software Adobe Acrobat 5.0 . Di samping itu, dijelaskan pula prosedur pengamanan dokumen melalui penggunaan password dan restriksi akses.

I. Konversi File

Prosedur konversi meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
1. Buka file yang akan dikonversi di Microsoft Word
2. Buka menu Print (pilih File, Print; atau tekan Ctrl-P)
3. Pada bagian nama/jenis printer pilih: Acrobat Distiller atau Acrobat PDFWriter
4. Print dokumen

Catatan:
Jika printer yang dipilih adalah Acrobat PDFWriter, setelah user meng-click OK, akan muncul dialog baru untuk menentukan nama dan lokasi file hasil konversi. Untuk Acrobat Distiller, nama dan lokasi file hasil konversi ditentukan oleh software. Umumnya nama file hasil konversi adalah:
Microsoft Word – (nama file asli).pdf
sedangkan lokasi file umumnya adalah:
C:\Program Files\Adobe\Acrobat 4.0\PDF Output\


II. Pengamanan File dan Restriksi Akses

Untuk mengamankan dokumen tersebut di atas, lakukan langkah-langkah berikut ini setelah file yang dimaksud dibuka:

1. klik File dan pilih Document Security
2. pada Dialog Document Security ubah pilihan Security dari No Security ke Standard
3. Sesuai kebutuhan, tentukan password yang digunakan untuk membuka dokumen (Open the Document) dan/atau untuk mengubah konfigurasi keamanan (Change Security Settings)
4. Tentukan restriksi yang akan diberlakukan pada dokumen di kolom Do Not Allow
5. Click OK, dan konfirmasikan password yang digunakan pada dialog yang muncul kemudian.



LANGKAH-LANGKAH KONVERSI MS KE PDF
DENGAN ADOBE ACROBAT 5.0

Konversi ke PDF

1. Menginstal program Adobe Acrobat versi 5.0 di PC.
2. Biasanya pada sudut kanan atas layar lembar kerja MS terdapat 2 ikon
Adobe: "Convert to Adobe PDF" dan satunya lagi "Convert to Adobe PDF dan Email".
3. Pada dokumen MS yang sedang aktif dan siap di’convert’, klik
icon "Convert to Adobe PDF".
4. Akan muncul menu Save PDF file As: File name (penamaan file), Save as type: PDF files, dan Save in (file tsb akan disimpan di mana). Arahkan ke folder tempat penyimpanan dokumen pdf tsb.
5. Klik Save.


Pengamanan file PDF

1. Buka file pdf yang baru dikonversi tadi.
2. Klik menu: File - Document Security. Tampil menu Security Options,
klik menu scroll dan pilihlah: Acrobat Standard Security.
3. Otomatis muncul menu:
A (tidak mutlak dilakukan, apalagi kalau filenya banyak; dengan B saja sudah cukup aman)

Specify Password -> untuk membuka dan mengubah isi dokumen.
Centanglah pada bagian Password Required to Change Permissions and Passwords. Kemudian pada Master Passwords: masukkan password yang Anda siapkan.

B

Permissions -> untuk mencetak, mengubah, mengkopi, menambah dan mengubah field comment dan form pada dokumen.
Pilihan encryption level (tingkat enkripsi) ada 2:
40-bit RC4 (untuk Acrobat 3.x, 4.x) dan 128-bit RC4 (untuk Acrobat 5.0). Silakan pilih. Kemudian centanglah menu: no printing, no changing the document, no content copying or extraction, disable accessibility, no adding or changing comments and form fields.
Pada Enkripsi 128-bit RC4, cukup mencentang pada Enable Content Access for the Viasually Impaired. Hapus centang pada "Allow Content Copying and Extraction". Pada menu: Changes Allowed, pilihlah None. Printing: Not Allowed.
Klik OK.
Klik Close pada menu Document Security
Save dan tutuplah file tersebut. Kemudian coba buka kembali. File pdf tsb. sudah terkunci aman